テレワークがどんどん増え、テレビ会議のシステムを導入する会社が多くなってきました。
画面越しでも人と人がコミュニケーションをする上でマナーやエチケットはとても大切なこと！
テレビ会議では通常のマナーとされる身だしなみ、話し方、目線などの基本的なものはもちろんですが、カメラ・マイク・スピーカーを活用するので、通常の対面とは異なるマナーがあります。
これからテレビ会議を利用していくあなたに、普通では気に留めることのないテレビ会議ならではのマナーについて役立つ情報を紹介します。
この記事ではテレビ会議のマナーやエチケットについて紹介していきたいと思います。
テレワーク参加時に気をつけたい！テレビ会議・ビデオ会議参加時のマナーとエチケット
普通の対面会議にも色々マナーはありますが、テレビ会議・ビデオ会議の画面越しに行われるテレワークなどには普段気に留めることのないマナーがあります。
それは、マイクに入ってくる周囲の音や画面に写る背景！
相手の気を散らしてしまったり会議に集中することを妨げてしまう場合がありますので注意しましょう。
また、相手に不快を与えないためにもマイクやあなたの背景に写るものには注意する必要があります。
マイクを不用意にONにして雑音を入れない
パソコンやスマホなどのマイクは意外と小さな音を拾うことがあります。
例えば、換気扇の音、トイレを流す音、もっと細かなものだとボールペンのノックオン、キーボードの入力音など。
雑音が入ることで会議中の会話が聞き取れないという事もあります。
特にテレビをつけたまま会議に参加したり、通勤時の駅構内から参加したりすると大きな雑音が入りますので注意が必要です。
周囲に雑音がある環境から参加する場合は、不用意にマイクをONにして雑音を入れないようにしましょう。
余計な音をマイクが拾わないようにすることが効果的です。
くしゃみや咳をするときはマイクをOFFに！結構おおきくてびっくりする
実際に対面のときもくしゃみや咳をする際は、顔を背けたりハンカチで抑えたりするのと同じで、テレビ会議の場合はマイクをOFFにすることがエチケットになります。
会議に参加している人にはパソコンやスマホのスピーカーだけでなく、専用のイヤフォンを活用している人もいます。
突然あなたがくしゃみや咳をすれば、相手にはとても大きく聞こえてしまうのでびっくりさせたり、最悪耳を傷めてしまったりと凶器になりかねません。
冗談のように聞こえますが、筆者はZoomの入室音をスピーカ出力を結構大きくしていたときに、カナルタイプのヘッドセットを使っていたら「キンコーン！」の音で結構やられました。笑
なのでそんな時は必ずマイクをOFFにしましょう！
参加時もマイクOFF、発言しないときも基本はマイクをOFF
自分が発言しない時は基本的にマイクはOFFにしておきます。
マイクは、わずかな音でも拾ってしまう可能性があるので、不要な雑音が入らないように意識しておくのが良いでしょう。
また複数の参加者が同じタイミングで発言すると聞き取れないという事もあります。
タイミングを見て自分が発言するときだけマイクをONにすると、みんなが快適に会議を進めていくことができます。
いつでも発言できるようにマイクをONにしておくのもよいと思いますが、相手への配慮を考えることも会議を円滑に進めるための大事なことだと思います。
ときどき、自分が発言するときマイクをOFFのまま喋ってまうこともあるので、ONにすることを忘れないよう気を付けてください。
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日常風景が写ったら困る場合は、事前に準備を！
自宅からテレビ会議に参加すると、家族が横切ったり溜まった洗濯物があったりと日常風景が写ってしまって困る事があますよね。
誰にも邪魔されないように自分の書斎や部屋に移動したり、カメラが写す位置を壁際にしてみたり事前の準備が必要です。
テレビ会議をする際は適切な背景や周囲の音を遮断してくれる環境が有ると良いですが、常にそうとは限りませんよね。
環境が整わない場合、代わりの場所をいくつか見つけておくのも良いと思います。
例えば意外とおすすめなのが車の中。テレビ会議にはうってつけの場所です。
空間は狭いのですが、誰にも邪魔されないし音はほとんど遮断されています。
車の窓を横切るものがない場所に移動することもできますね。
またZoomのビデオ会議のように一部のテレビ会議システムは背景画面を設定することも可能。
あなたの好きな写真やイラストをパソコンやスマホにダウンロードして、気分や会議の雰囲気に合わせ背景を変えてみたり楽しみながら会議に参加することもできます。
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不慣れな操作をして画面共有やホワイトボード書き込み、カメラONにしない
テレビ会議では参加者全員が見ることのできる画面共有やホワイトボード書き込みの機能があります。
もし不慣れな操作をして、全員が見ている画面に進行している内容と違う画面が出てきたり、自分だけが解る書き込みをしたり、カメラをONにして無関係なものが写ってしまったりすると、会議を途中で止めてしまいかねません。
なのでこのような誤操作を防ぐためにも会議中は、画面共有やホワイトボード書き込み、カメラはONにしないようにしましょう。
意外と細かい音を拾うので、環境音に注意
収音型マイクスピーカーなどの場合は資料を繰る音や鼻息など、以外と些細な音を拾うので注意が必要です。
パソコンのウィーンという音や置時計のチクタクなどの小さな音でも拾ってしまうので、音を発している物の近くにマイクを置かないようにしましょう。
参加者がそれぞれの雑音やノイズが聞こえてしまうと、気が散ってしまい会議に集中している方の妨げに繋がるかもしれません。
なので小さな音や雑音、話し声が入らないように環境音には注意しましょう。
まとめ
マナーやエチケットを守ることは相手へ配慮です。
お互いが気持ちよく会議を進められるように心がけたいものですね。
マイクのON/OFF、背景画面に気を付けて快適にテレビ会議を利用しましょう！
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