テレワーク普及の影響で自宅からオンラインツールを用いて会議を行うことが増えています。
実際に社内で集まる必要がなく、場所も関係なく実施できるので、ビジネスにおけるオンライン会議はとても有効なものだといえます。
しかし、オンラインの会議は社内で行う会議とは勝手がちがうところも多く、工夫が必要な点もあります。
この記事ではオンライン会議の生産性を向上させるために取り入れていただきたいポイントを紹介しています。
オンラインの会議だと上手く話がまとまらないという場合やオンライン会議の進行の担当をする場合には、ぜひ参考にしてください。
会議の大前提！目的とゴールを設定しよう
「会議のための会議」や「定例だから集まる」といった目的のない会議は時間の浪費につながりやすいものです。
「何を決める会議なのか」を決めることが重要なのは、オンライン会議でも同様です。
売上目標を決める、目標に対しての具体的な行動を決めるというように、何を決めるのか、ゴールを設定することが非常に重要です。
そもそも会議が必要かを考えよう
会社では多くの場合、週に一度、月に一度というように定例で行う会議があります。
しかし、会議が「何かを決めるためのもの」という目的であるならば、定例で集まること自体には意味がないことが分かるでしょう。
オンライン会議の場合は、社内で会議を行うよりも気軽さがあります。
気軽に話し合いの場が設けられる点はオンライン会議のメリットだといえますが、気軽だからこそ会議の回数が不必要に多くなってしまいがちです。
オンライン会議であっても、メンバーの時間を費やすことには変わりありません。
そもそも会議が必要かどうかは一旦立ち止まって考える必要があるでしょう。
会議前に情報の事前共有を
会議をするにあたってのよくあるミスが、会議が「単なる情報共有の場」になってしまうことです。
情報の共有だけならばメールや、オンラインで資料の回し読みができるツールを用いれば済むはずです。
また、何かを決定する会議であっても、会議の場で初めて資料を配布してしまうと、資料に目を通すことばかりに集中してしまい、意見の交換が十分に行われないといったおそれがあります。
会議で活発に意見を出し合いたいのなら、前もって資料を共有し
「この項目については参加者に意見をうかがいますので案を考えておいてください」というような通達をしておくとよいでしょう。
オンライン会議の場合は、資料を画面共有で映し出すといった手法がよくとられます。
これは、現在どこの項目に焦点を当てて話しているのかが分かりやすいというメリットはあるものの、相手の表情が分かりにくくなるという状況になりやすくもあります。
オンライン会議の場合はなおさら、資料の事前共有が必要になるでしょう。
生産性を高めるための会議中のルール
ここまで、オンライン会議を開催するにあたっての基本のポイントを紹介してきました。
ここからは、オンライン会議を充実したものにするために、会議中に気をつけたいポイントを紹介していきます。
開始時間・終了時間を明確に
会議は開始時間だけ決めて、終了時間を決めていないものが多いのではないでしょうか。
しっかりと納得のいくまで話し合いたいという気持ちは分かりますが、終了時間を決めないと、ダラダラと長いだけの会議になってしまい、生産性は上がりません。
開始時間だけでなく終了時間も明確に設定して「時間内に決める」という意識をメンバー全員で持つのが重要です。
司会進行や議事録作成などの役割を決める
意見を交換するうちに脱線してしまうことや、意見があまり出ないことは、会議ではよくあることです。
会議においては役割分担が重要で、それはオンライン会議でも同様です。
司会進行だけでなく、議事録作成も決めておくと、会議中は話し合いに集中しやすくなります。
議題とゴールの共有
オンライン会議を始める際には、まず初めに議題とゴールの共有を行います。
もちろん会議の設定時に議題とゴールは共有されておくべきですが、会議のスタート時にも改めて共有することで、メンバーの足並みをそろえられます。
もちろん、ここでのゴールとは「情報共有」ではなく「何かを決定すること」を指します。
重要なところは最初に
社内で行う会議と同様に、オンライン会議でも緊急事態でメンバーが一時的に席を外したり、早めに離席しなくてはならなくなったりする場合があります。
もちろん会議中は携帯電話の電源を切るというような会議に集中できる環境づくりをしておくべきですが、やむを得ない場合というのはどうしても発生するものです。
会議では重要なところから話し合う、重要なところから決めるというように、会議において優先度の高いものから話し合うと、
アクシデントでメンバーがいないから決められないといった事態が予防しやすくなります。
必ず具体的なネクストアクションを決める（アクションごとの責任者も）
会議ではゴール設定が重要です。たとえば、売上目標を決めたなら、それをどのようにして達成するかは、目標設定自体よりも重要なはずです。
目標達成のために、具体的にどのような行動を起こしていくのかまで設定することで、初めて目標が達成できる可能性が生まれます。
行動を設定したら、そのアクションごとの責任者の設定も忘れないように行うようにしてください。
責任者がいなければ、目標は単なる努力目標ですが、責任者がいればそれは必達すべきものとなります。
また、改善を加えたり方向性を変えたりするためにも責任者は必要です。
テレワークだと、社内で雑談のように行われる進捗確認が不足しがちです。
オンライン会議の場合は特にネクストアクションと責任者の設定を行うようにしてください。
まとめ
オンライン会議には、社内の会議室で行う会議とは異なる点が多く、生産性を高めるためには注意すべき点が多くなります。
ぜひ今回紹介したポイントを抑えて、充実したオンライン会議を開催してください。
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