Zoomはすぐにミーティングやテレビ会議を始められるので非常に便利ですが、毎日のようにIDを発行してオンラインオフィスのような使い方をするような場合には、面倒に感じることもあると思います。
そんな時に便利なのが、
「ZoomのミーティングIDを固定にする方法」
です！
今回はZoomのミーティングIDを固定して、「IDさえ知っていればいつでも参加できるようにする部屋」を作るための設定方法について紹介します。
ただ、固定にした場合にはいくつかの問題も起こるので、それに対しての対策もお伝えしていきますね。
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ZoomのミーティングIDを固定して自由に使える部屋を作る方法
やり方としては、まずZoomを機動しましょう。
いつものこの画面がでたら「ミーティング」を選択します。
すると、以下の画面のような項目がでます。
↓の画像のように、
「このコンピューターでは、インスタントミーティングに常にPMIを使用」
へチェックを入れることで、ZoomのミーティングIDを固定することができます。
設定はこれだけなので非常に簡単！
ただ、注意点としていくつかの問題があるので、対処法と一緒に紹介します。
ミーティングIDを固定したときの注意点と対処法
ZoomでミーティングIDを固定すると、参加URLを知っておくだけですぐに参加できるので、参加希望者には事前に参加IDだけを伝えておけば、あとは自由に参加してもらうことができます。
ミーティングのスケジュールを組む必要もないので非常に便利ですし、普段からリモートワークで常に事務所のような形でZoomを使いたいという場合には使える機能ですね！
ただ、
ミーティングIDを固定にするときには、４つほど問題が発生します。
- 誰でもそのURLを知ってたらアクセスできてしまう
- ホストよりも参加者が先に参加できてしまう
- エントリー時に雑音が入りまくる恐れあり
- ホストが退出しても使えるようになってしまう？
といった点ですね。
では、どうすればいいのか？
具体的な対処法とやり方について紹介していきますね。
問題その１．誰でもそのURLを知ってたらアクセスできてしまう
ZoomのミーティングIDを固定にすると、誰彼かまわずミーティングIDを知っていたら参加できるようになってしまいます。
いわば、自宅の住所を知られてしまうみたいな感じですね。
この問題はパスワードを設定することで回避できます。
やり方としては、ミーティングの固定を操作できるここの画面から、「編集」を選びましょう。
するといくつかの設定項目がでる画面に移行するので、
「ミーティングパスワード必須」
にチェックを入れ、任意のパスワードを入力しておきます。
こうすることで、固定IDでもパスワードを知っている人しか参加できなくなります。
参加者を招待するときには、このようなパスワード文字列の入った招待IDが出てくるので、
事前にパスワードをメールやチャットで伝えておいて、ログインをしてもらうようにしましょう。
問題その２．ホストよりも参加者が先に参加できてしまう
セミナー会場で言ったら、自分が会場を予約しているのに参加者が先に部屋で過ごせてしまう、みたいな状況ですね。
これについては初期設定で
「ホストより前の参加を有効にする」
のチェックが外してあるので、問題ありません。
逆にオープンスペースで誰でも使ってOK！という場合にはチェックをつけます。ただ、誰でも集まれるようになってしまうので、自分がそうしたくない場合には注意しましょう。
問題その３．エントリー時に雑音が入りまくる恐れあり
参加したメンバーの中には周りがガヤガヤしている、って方もいらっしゃると思います。
そういった場合は「エントリー時に参加者をミュート」を選択しておけば、発言をしてもらう時だけマイクONにしてもらう、といったことができますね。
問題その４．ホストが退出しても使えるようになってしまう？
退出後には、通常のZoomの使用にならって
「ホストが退出したら使用不可になる」
という設定は有効になっていますのでご安心ください。
部屋を継続して使用したい場合は誰か別のメンバーにホストを任命すればOKですね。
（参加者でホストにしたい人を右クリックして、「ホストにする」を選択しましょう）
管理上、使用の議事録を取ってあとでチェックをしたいような場合もあると思います。
その場合には
「ミーティングを自動記録」
という項目にチェックを打っておけば、ホストが抜け終了するまでのミーティングを記録できるので、ぜひ使ってみてください。
まとめ
それではZoomのミーティングIDを固定IDにするやり方について解説していきました。
やり方としては非常に簡単ですが、固定にした場合にはIDさえ知っていればすぐに誰でも参加できてしまう、という事になります。
セキュリティ上の問題もあるので、パスワードを設定したり、適宜ミーティングIDを定期的に変更するようにして対策をしていただければと思います！
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